Privacy PolicyAviso de Privacidad
How Firme Ops collects, uses, and protects information — including fleet data, SMS and WhatsApp messaging, and AI driver calls.Cómo Firme Ops recopila, usa y protege la información — incluidos los datos de la flotilla, los mensajes por SMS y WhatsApp y las llamadas a choferes con IA.
This Privacy Policy explains how Firme Ops ("Firme Ops," "we," "us," or "our") collects, uses, shares, and protects information when you visit our website, contact us, use our fleet automation, reporting, and alert services (the "Services"), or receive SMS or WhatsApp messages from us. Firme Ops is a sole proprietorship (Jorge Saenz d/b/a Firme Ops) based in Edinburg, Texas, United States.
1. Information we collect
- Contact and business information you give us, such as your name, company, job role, email address, mobile phone number, WhatsApp number, fleet size, and messages you send us.
- Messaging information, such as your mobile or WhatsApp number, your opt-in and opt-out records (date, time, method, and the consent language shown), language preference, message delivery status, and replies you send (for example, STOP or HELP).
- Customer telematics data that a customer authorizes us to access through its telematics provider (for example, Samsara), such as vehicle and trailer identifiers, GPS location, reefer temperature readings, engine and fuel data, idle events, fault codes, DVIR and maintenance records, safety events (such as seatbelt or camera events), hours-of-service (HOS) log status, and driver or user names associated with those records.
- Other customer business data a customer asks us to use for its reports, such as fuel-card transactions, maintenance and work-order records, parts warranty records, dispatch sheets, and emails or files sent to us for processing.
- AI driver call data. If a customer enables automated driver calls: driver names and phone numbers, call times and outcomes, and call recordings and transcripts where recording is enabled.
- Account credentials and API tokens a customer provides so we can read its telematics data. We store these securely and use them only to provide the Services.
- Technical information from our website and systems, such as IP address, browser type, and basic server logs.
2. How we use information
- To provide, configure, and support the Services, including sending alerts, reports, the morning fleet digest, automated driver call summaries, and service notifications.
- To respond to inquiries, prepare quotes, and communicate with you about your account.
- To record and honor messaging consent and opt-out requests.
- To maintain, secure, troubleshoot, and improve the Services.
- To comply with legal obligations and enforce our Terms of Service.
We do not sell personal information.
3. SMS & WhatsApp messaging
Consent / opt-in. We send SMS or WhatsApp messages only to people who have opted in — for example, by checking the consent box on our contact form, by providing their number to us in writing and agreeing to receive messages, or by being enrolled by their employer (our customer) and confirming opt-in. We keep a record of each opt-in.
Types of messages. Operational fleet alerts (such as reefer temperature excursions, trailer GPS/no-report alerts, and fuel-drop alerts), scheduled reports (such as shop/DVIR, maintenance, parts warranties, fuel, idle, and driver safety reports, and driver call summaries), the morning fleet digest, and account or service notifications. We do not send marketing messages to your mobile number unless you separately agree to receive them.
Message frequency. Message frequency varies based on the alerts you or your company enable. For example, the morning fleet digest is typically sent once per day, scheduled reports follow the schedule configured, and alerts are sent only when a configured condition occurs.
Message and data rates may apply. Your mobile carrier's standard message and data rates may apply to messages you send and receive.
Opt-out. You can opt out at any time by replying STOP to any SMS or WhatsApp message from us (other keywords such as UNSUBSCRIBE, CANCEL, END, or QUIT may also work for SMS). After you opt out, we will send one message confirming your opt-out and will not send further messages unless you opt in again. You can also opt out by contacting us using the information below.
Help. Reply HELP for help, or contact us at contact@firmeops.com or +1 (956) 450-0017.
No sharing of mobile information. No mobile information will be shared with third parties or affiliates for marketing or promotional purposes. All categories of sharing described in this Privacy Policy exclude text messaging originator opt-in data and consent; this information will not be shared with any third parties, excluding aggregators and providers of the SMS/WhatsApp messaging services we use to deliver messages to you.
Carriers are not liable for delayed or undelivered messages.
4. How we share information
We share information only as described below:
- Service providers and platforms we use to operate the Services: Twilio (SMS/WhatsApp messaging and voice calls), Meta (WhatsApp Business Platform), Google Workspace (email), Netlify (web hosting), AI and speech service providers we use to prepare reports and summaries and to run automated calls, and the telematics providers and other business systems a customer connects (e.g., Samsara). They may use the information only to provide their services to us or, for telematics providers, to the customer.
- Your company. If you receive alerts as an employee or contractor of one of our customers, your company can see alert configurations and recipient lists for its account.
- Legal and safety. When required by law, subpoena, or legal process, or to protect the rights, property, or safety of Firme Ops, our customers, or others.
- Business transfer. In connection with a sale or transfer of the business, subject to this Privacy Policy. SMS/WhatsApp opt-in data and consent will not be transferred to third parties for marketing purposes.
The mobile information exclusion in Section 3 applies to all categories above: we do not share mobile numbers or messaging opt-in data with third parties for their marketing or promotional purposes.
5. Customer data & AI driver calls
When a business customer connects its telematics account or other systems, we process that data on the customer's behalf and according to its instructions, only to provide the Services. We request read-only access where the system allows it. The customer remains responsible for having the right to share that data with us, including any data about its drivers.
AI driver calls are made on the customer's behalf, to drivers the customer designates. The customer is responsible for informing its drivers and obtaining any consent required by law, including consent to receive automated calls and to call recording. Recordings and transcripts are used only to produce call summaries for the customer and to support the Services.
6. Data retention
We keep information only as long as needed for the purposes described in this policy — for example, for the duration of a customer relationship and a reasonable period afterward — or as required by law. We keep records of messaging consent and opt-outs for as long as needed to demonstrate compliance. Customers can ask us to delete their data when the Services end.
7. Security
We use reasonable administrative, technical, and physical safeguards to protect information, including encrypted connections and restricted access to credentials. No method of transmission or storage is completely secure, and we cannot guarantee absolute security.
8. Your choices & rights
- Opt out of SMS/WhatsApp messages at any time by replying STOP.
- Opt out of emails by using the unsubscribe link or contacting us.
- Ask to access, correct, or delete your personal information by contacting us. We will respond as required by applicable law, including the Texas Data Privacy and Security Act where it applies.
9. Cookies & website
Our website does not use advertising or tracking cookies. It stores your language preference (English or Spanish) in your browser's local storage. Our hosting provider may keep standard server logs.
10. Children
The Services are intended for businesses and are not directed to children under 18. We do not knowingly collect personal information from children.
11. International users
Firme Ops is based in the United States. If you access the Services from Mexico or elsewhere, your information will be processed in the United States.
12. Changes to this policy
We may update this Privacy Policy from time to time. We will post the updated version on this page with a new "Last updated" date, and, if the changes are material, we will notify customers by email or other reasonable means.
13. Contact us
Jorge Saenz d/b/a Firme Ops
Mailing address: Edinburg, Texas, USA
Email: contact@firmeops.com
Phone: +1 (956) 450-0017
WhatsApp: +1 (956) 450-0017
If there is any difference between the English and Spanish versions of this policy, the English version controls.
Este Aviso de Privacidad explica cómo Firme Ops ("Firme Ops", "nosotros" o "nuestro") recopila, usa, comparte y protege la información cuando visitas nuestro sitio web, nos contactas, usas nuestros servicios de automatización, reportes y alertas para flotillas (los "Servicios") o recibes mensajes SMS o de WhatsApp de nuestra parte. Firme Ops es un negocio de propietario único (Jorge Saenz d/b/a Firme Ops) con sede en Edinburg, Texas, Estados Unidos.
1. Información que recopilamos
- Información de contacto y de negocio que nos das, como tu nombre, empresa, puesto, correo electrónico, número de celular, número de WhatsApp, tamaño de flotilla y los mensajes que nos envías.
- Información de mensajería, como tu número de celular o WhatsApp, tus registros de consentimiento y baja (fecha, hora, método y el texto de consentimiento mostrado), preferencia de idioma, estado de entrega de mensajes y las respuestas que envías (por ejemplo, STOP o HELP).
- Datos de telemática del cliente que un cliente nos autoriza a consultar a través de su proveedor de telemática (por ejemplo, Samsara), como identificadores de unidades y cajas, ubicación GPS, lecturas de temperatura del thermo, datos de motor y combustible, eventos de ralentí, códigos de falla, registros DVIR y de mantenimiento, eventos de seguridad (como de cinturón o cámara), estado de las bitácoras de horas de servicio (HOS) y nombres de choferes o usuarios asociados a esos registros.
- Otros datos de negocio del cliente que un cliente nos pide usar para sus reportes, como cargas de tarjetas de combustible, registros de mantenimiento y órdenes de trabajo, registros de garantías de piezas, hojas de despacho y correos o archivos que nos envía para procesar.
- Datos de llamadas a choferes con IA. Si un cliente activa las llamadas automáticas: nombres y teléfonos de choferes, horarios y resultados de las llamadas, y grabaciones y transcripciones cuando la grabación está activada.
- Credenciales y tokens de API que un cliente nos proporciona para leer sus datos de telemática. Los guardamos de forma segura y los usamos solo para prestar los Servicios.
- Información técnica de nuestro sitio y sistemas, como dirección IP, tipo de navegador y registros básicos del servidor.
2. Cómo usamos la información
- Para prestar, configurar y dar soporte a los Servicios, incluido el envío de alertas, reportes, el resumen matutino, resúmenes de llamadas automáticas a choferes y avisos del servicio.
- Para responder consultas, preparar cotizaciones y comunicarnos contigo sobre tu cuenta.
- Para registrar y respetar el consentimiento de mensajería y las solicitudes de baja.
- Para mantener, proteger, resolver problemas y mejorar los Servicios.
- Para cumplir obligaciones legales y hacer valer nuestros Términos de Servicio.
No vendemos información personal.
3. Mensajes por SMS y WhatsApp
Consentimiento. Solo enviamos mensajes SMS o de WhatsApp a personas que dieron su consentimiento — por ejemplo, marcando la casilla de consentimiento en nuestro formulario de contacto, proporcionándonos su número por escrito y aceptando recibir mensajes, o siendo inscritas por su empleador (nuestro cliente) y confirmando su consentimiento. Guardamos registro de cada consentimiento.
Tipos de mensajes. Alertas operativas de flotilla (como temperatura fuera de rango, alertas de GPS/sin reporte de cajas y alertas de bajadas de combustible), reportes programados (como de taller/DVIR, mantenimiento, garantías de piezas, combustible, ralentí y seguridad de choferes, y resúmenes de llamadas a choferes), el resumen matutino de la flotilla y avisos de cuenta o del servicio. No enviamos mensajes de marketing a tu celular a menos que aceptes recibirlos por separado.
Frecuencia de mensajes. La frecuencia varía según las alertas que tú o tu empresa activen. Por ejemplo, el resumen matutino normalmente se envía una vez al día, los reportes programados siguen el horario configurado y las alertas se envían solo cuando ocurre una condición configurada.
Pueden aplicar tarifas de mensajes y datos. Pueden aplicar las tarifas estándar de mensajes y datos de tu compañía celular a los mensajes que envíes y recibas.
Baja. Puedes darte de baja en cualquier momento respondiendo STOP a cualquier mensaje SMS o de WhatsApp de nuestra parte (en SMS también pueden funcionar otras palabras como UNSUBSCRIBE, CANCEL, END o QUIT). Después de darte de baja, te enviaremos un mensaje confirmando la baja y no enviaremos más mensajes a menos que vuelvas a dar tu consentimiento. También puedes darte de baja contactándonos con los datos de abajo.
Ayuda. Responde HELP para obtener ayuda, o contáctanos en contact@firmeops.com o +1 (956) 450-0017.
No compartimos información móvil. No compartiremos información móvil con terceros ni afiliados para fines de marketing o promoción. Todas las categorías de intercambio descritas en este Aviso excluyen los datos de consentimiento del originador de mensajes de texto; esta información no se compartirá con terceros, salvo los agregadores y proveedores de los servicios de SMS/WhatsApp que usamos para entregarte los mensajes.
Las compañías celulares no son responsables por mensajes retrasados o no entregados.
4. Cómo compartimos la información
- Proveedores de servicios y plataformas que usamos para operar los Servicios: Twilio (mensajería SMS/WhatsApp y llamadas de voz), Meta (WhatsApp Business Platform), Google Workspace (correo), Netlify (alojamiento web), proveedores de servicios de IA y voz que usamos para preparar reportes y resúmenes y para hacer llamadas automáticas, y los proveedores de telemática y otros sistemas de negocio que conecte el cliente (p. ej., Samsara). Solo pueden usar la información para prestarnos sus servicios o, en el caso de los proveedores de telemática, para prestárselos al cliente.
- Tu empresa. Si recibes alertas como empleado o contratista de uno de nuestros clientes, tu empresa puede ver la configuración de alertas y las listas de destinatarios de su cuenta.
- Motivos legales y de seguridad. Cuando lo exija la ley, un citatorio o un proceso legal, o para proteger los derechos, bienes o seguridad de Firme Ops, nuestros clientes u otras personas.
- Transferencia del negocio. En caso de venta o transferencia del negocio, sujeto a este Aviso. Los datos de consentimiento de SMS/WhatsApp no se transferirán para fines de marketing.
La exclusión de información móvil de la Sección 3 aplica a todas las categorías anteriores: no compartimos números móviles ni datos de consentimiento de mensajería con terceros para sus fines de marketing o promoción.
5. Datos del cliente y llamadas a choferes con IA
Cuando un cliente conecta su cuenta de telemática u otros sistemas, procesamos esos datos por cuenta del cliente y según sus instrucciones, solo para prestar los Servicios. Pedimos acceso de solo lectura cuando el sistema lo permite. El cliente es responsable de tener derecho a compartir esos datos con nosotros, incluidos los datos de sus choferes.
Las llamadas a choferes con IA se hacen a nombre del cliente, a los choferes que el cliente indique. El cliente es responsable de informar a sus choferes y de obtener el consentimiento que exija la ley, incluido el consentimiento para recibir llamadas automáticas y para grabar las llamadas. Las grabaciones y transcripciones se usan solo para preparar resúmenes de las llamadas para el cliente y para dar soporte a los Servicios.
6. Conservación de datos
Conservamos la información solo el tiempo necesario para los fines de este Aviso — por ejemplo, mientras dure la relación con el cliente y un periodo razonable después — o lo que exija la ley. Conservamos los registros de consentimiento y bajas el tiempo necesario para demostrar cumplimiento. Los clientes pueden pedirnos que eliminemos sus datos al terminar los Servicios.
7. Seguridad
Usamos medidas administrativas, técnicas y físicas razonables para proteger la información, incluidas conexiones cifradas y acceso restringido a credenciales. Ningún método de transmisión o almacenamiento es completamente seguro y no podemos garantizar seguridad absoluta.
8. Tus opciones y derechos
- Date de baja de los mensajes SMS/WhatsApp en cualquier momento respondiendo STOP.
- Date de baja de los correos con el enlace para cancelar suscripción o contactándonos.
- Pide acceso, corrección o eliminación de tu información personal contactándonos. Responderemos según lo exija la ley aplicable, incluida la Ley de Privacidad y Seguridad de Datos de Texas cuando aplique.
9. Cookies y sitio web
Nuestro sitio no usa cookies de publicidad ni de rastreo. Guarda tu preferencia de idioma (inglés o español) en el almacenamiento local de tu navegador. Nuestro proveedor de alojamiento puede guardar registros estándar del servidor.
10. Menores de edad
Los Servicios están dirigidos a empresas y no a menores de 18 años. No recopilamos a sabiendas información personal de menores.
11. Usuarios internacionales
Firme Ops tiene sede en Estados Unidos. Si usas los Servicios desde México u otro país, tu información se procesará en Estados Unidos.
12. Cambios a este Aviso
Podemos actualizar este Aviso de vez en cuando. Publicaremos la versión actualizada en esta página con una nueva fecha de "Última actualización" y, si los cambios son importantes, avisaremos a los clientes por correo u otro medio razonable.
13. Contacto
Jorge Saenz d/b/a Firme Ops
Dirección postal: Edinburg, Texas, USA
Correo: contact@firmeops.com
Teléfono: +1 (956) 450-0017
WhatsApp: +1 (956) 450-0017
Si hay alguna diferencia entre las versiones en inglés y en español de este Aviso, prevalece la versión en inglés.